Managementul timpului si eficacitatea

Termenii de "eficienta " si "eficacitate" se vehiculeaza destul de mult in mediul organizational, ba chiar si in viata de zi cu zi. Se vorbeste mult despre eficienta in afaceri, despre eficienta profesionala si personala; despre ideea eficientizarii  relatiilor si a intreprinderilor noastre individuale sau de grup.

Noua, romanilor ne este mai familiar termenul de eficienta decat cel de eficacitate. Dar nu o distinctie semantica mi se pare importanta in acest moment, ci ideea de imbogatire a termenului de eficienta cu o noua si semnificativa valenta. Aceasta are menirea de a opera o schimbare calitativa la nivelul gandirii fiecaruia dintre noi atunci cand suntem preocupati de administrarea activitatilor noastre zilnice.

Daca eficienta se refera la realizarea obiectivelor stabilite cu o utilizare acceptabila a resurselor (tinzand spre maximizarea rezultatelor cu minimizarea eforturilor), eficacitatea presupune in plus si o alta caracteristica: adaptabilitatea. Altfel spus, nu este suficient sa faci lucrurile cum trebuie, ci sa faci cum trebuie lucrurile care trebuie. Acest aspect legat de managementul timpului si al activitatilor capata o semnificatie aparte in contextul actual al crizei financiare, mentale si actionale in care ne aflam. Pentru ca multi dintre noi ne aflam in situatia de a  fi foarte eficienti in profesia noastra, de a sti cu exactitate ce avem de facut in cadrul rolului nostru profesional, dar de a ne lipsi ancorarea in real. Si nu pentru ca ni s-ar fi perimat capacitatea de a percepe realul, contextul concret in care traim si actionam, ci pentru ca el a devenit incomprehensibil de catre un singur individ, un singur rol, dintr-o singura perspectiva. Sunt extrem de multe fatete, o serie de conexiuni care nu existau cu ceva timp in urma. Sistemele organizationale, ca si cele sociale, se multiplica, isi cresc intra si inter conexiunile.

Astfel, nucleul problematic al managementului timpului nu mai este reprezentat pur si simplu de alocarea duratelor si termenelor optime pentru realizarea unor activitati si atingerea unor obiective. Ceea ce duce la scaderea eficientei nu este in primul rand lipsa sau gestionarea improprie a resurselor pentru realizarea obiectivelor propuse, ci lipsa de luciditate (si uneori chiar si de o minima metodologie) in definirea obiectivelor avute in vedere. Ceea ce trebuie sa ne dezvoltam in acest context fiecare dintre noi este capacitatea mentala de a gandi asupra actiunilor intreprinse, de a ne dezvolta propria filosofie a actiunii. Numai asa putem invata sa ne dozam efortul, sa ne acordam momente de recuperare, de odihna, fara ca ele sa presupuna o "rupere de ritm".

De aceea ceea ce ne preocupa in cadrul trainingurilor Attu de Management al Timpului si Activitatilor este sa invatam impreuna sa fim eficace. Si acest concept se leaga mai intai de activitati si apoi de timp. Pentru ca a-ti gestiona timpul nu mai constituie o problema reala atunci cand ai deprins claritatea definirii obiectivelor si apoi a activitatilor, a actiunilor dezirabile pentru atingerea lor. Managementul activitatilor inseamna administrarea timpului din perspectiva continutului duratelor, a incarcarii cu activitati si sarcini. De aici necesitatea imbinarii echilibrate a diferitelor activitati in vederea cresterii eficacitatii.

A fi trainer

A fi trainer este mai mult decat o vocatie, este o calitate umana. Poti invata cate ceva despre asta, poti asimila tehnici, metode, poti exersa si poti fi chiar destul de bun. Ce inseamna sa fii destul de bun? Inseamna ca participantii la trainingurile tale sa isi atinga obiectivele de formare, obiective exprimate in termeni de competente.
Ce inseamna sa fii trainer prin natura ta, indiferent daca ajungi vreodata sa practici sau nu aceasta profesie? Inseamna sa fii absolut deschis, gata sa impartasesti atunci cand ti se cere si sa nu impartasesti atunci cand nu ti se cere. Sa fii empatic, pastrand un spatiu rezonabil fata de celalalt care sa iti permita sa fii rational. Daca nu poti fi rational, nu poti fi de folos.
Paradoxal, inseamna sa pastrezi un spatiu rezonabil si fata de tine insuti, atat cat sa te poti vedea din afara si sa urmaresti modul in care te manifesti, in care performezi. Inseamna sa fii persoana cea mai lipsita de ego si cea mai transparenta. Astfel incat ceilalti sa se poata oglindi in tine. Daca nu esti astfel, trainingul (ca si job-ul, ca si viata de cuplu, ca si raportul parinte-copil s.a.m.d. in zilele noastre)se transforma intr-o lupta pentru putere, pentru "a avea dreptate", pentru a demonstra celuilalt cat de putin stie, cat de putin este.
Un trainer "adevarat" nu numai ca sprijina atingerea obiectivelor profesionale pe care cursantii si le-au propus, dar ii determina sa isi atinga obiective pe care de cele mai multe ori nu si le-au propus. Acestea se exprima in termeni de incredere de sine, acceptare, imbunatatirea calitatilor personale.

A fi participant la training

A fi participant la training presupune in primul rand o conditie necesara si as putea spune si suficienta: deschidere. Sa fii deschis inseamna sa te cureti de tot ceea ce stiai deja si te-ar putea impiedica sa vezi, sa accepti,sa primesti. Atunci cand esti convins ca stii foarte mult din ceea ce se va discuta la training, deja ai operat o inchidere. Din acel moment nu vei face altceva decat sa interpretezi prin prisma experientei tale tot ceea ce se intampla si sa iti confirmi cunostintele. A fi deschis nu inseamna a-ti spala creierul, a-ti nega backgroundul cunoasterea anterioara. Este important sa fii vigilent, sa fii "pe faza". De multe ori este posibil (din nefericire) ca trainerul chiar sa nu stie mai mult decat tine, ca ceilalti participanti chiar sa fie sub nivelul tau profesional. Numai ca ceea ce ne transforma este experienta vie, traita. In fond un training este o experienta traita in comun cu ceilalti. Din ea se desprind unele concepte, unele notiuni, unele tehnici de lucru, dar pe acestea le poti citi in orice carte de specialitate. Pe cand experienta e musai sa fie traita, simtita si nu doar citita, aflata.
De ce a fi deschis este o conditie suficienta? Pentru ca din aceasta deschidere porneste totul: limpezimea gandirii, usurinta comunicarii, capacitatea creativa si nu in ultimul rand starea de bine inerenta oricarei reusite.