Termenii de "eficienta " si "eficacitate" se vehiculeaza destul de mult in mediul organizational, ba chiar si in viata de zi cu zi. Se vorbeste mult despre eficienta in afaceri, despre eficienta profesionala si personala; despre ideea eficientizarii relatiilor si a intreprinderilor noastre individuale sau de grup.
Noua, romanilor ne este mai familiar termenul de eficienta decat cel de eficacitate. Dar nu o distinctie semantica mi se pare importanta in acest moment, ci ideea de imbogatire a termenului de eficienta cu o noua si semnificativa valenta. Aceasta are menirea de a opera o schimbare calitativa la nivelul gandirii fiecaruia dintre noi atunci cand suntem preocupati de administrarea activitatilor noastre zilnice.
Daca eficienta se refera la realizarea obiectivelor stabilite cu o utilizare acceptabila a resurselor (tinzand spre maximizarea rezultatelor cu minimizarea eforturilor), eficacitatea presupune in plus si o alta caracteristica: adaptabilitatea. Altfel spus, nu este suficient sa faci lucrurile cum trebuie, ci sa faci cum trebuie lucrurile care trebuie. Acest aspect legat de managementul timpului si al activitatilor capata o semnificatie aparte in contextul actual al crizei financiare, mentale si actionale in care ne aflam. Pentru ca multi dintre noi ne aflam in situatia de a fi foarte eficienti in profesia noastra, de a sti cu exactitate ce avem de facut in cadrul rolului nostru profesional, dar de a ne lipsi ancorarea in real. Si nu pentru ca ni s-ar fi perimat capacitatea de a percepe realul, contextul concret in care traim si actionam, ci pentru ca el a devenit incomprehensibil de catre un singur individ, un singur rol, dintr-o singura perspectiva. Sunt extrem de multe fatete, o serie de conexiuni care nu existau cu ceva timp in urma. Sistemele organizationale, ca si cele sociale, se multiplica, isi cresc intra si inter conexiunile.
Astfel, nucleul problematic al managementului timpului nu mai este reprezentat pur si simplu de alocarea duratelor si termenelor optime pentru realizarea unor activitati si atingerea unor obiective. Ceea ce duce la scaderea eficientei nu este in primul rand lipsa sau gestionarea improprie a resurselor pentru realizarea obiectivelor propuse, ci lipsa de luciditate (si uneori chiar si de o minima metodologie) in definirea obiectivelor avute in vedere. Ceea ce trebuie sa ne dezvoltam in acest context fiecare dintre noi este capacitatea mentala de a gandi asupra actiunilor intreprinse, de a ne dezvolta propria filosofie a actiunii. Numai asa putem invata sa ne dozam efortul, sa ne acordam momente de recuperare, de odihna, fara ca ele sa presupuna o "rupere de ritm".
De aceea ceea ce ne preocupa in cadrul trainingurilor Attu de Management al Timpului si Activitatilor este sa invatam impreuna sa fim eficace. Si acest concept se leaga mai intai de activitati si apoi de timp. Pentru ca a-ti gestiona timpul nu mai constituie o problema reala atunci cand ai deprins claritatea definirii obiectivelor si apoi a activitatilor, a actiunilor dezirabile pentru atingerea lor. Managementul activitatilor inseamna administrarea timpului din perspectiva continutului duratelor, a incarcarii cu activitati si sarcini. De aici necesitatea imbinarii echilibrate a diferitelor activitati in vederea cresterii eficacitatii.
